Werbeeinwilligungen und Einverständnis zur Datenspeicherung

Die beiden Themen führen immer wieder zu Unsicherheiten. Dieser Artikel soll Ihnen beim sinnvollen Umgang mit diesen Erklärungen helfen. Die Werbeeinwilligung und die Einwilligung zur Datenspeicherung haben zwei Gemeinsamkeiten: Der Kunde muss die Erklärungen nicht abgeben und die Verantwortung für die Einhaltung der zugrundeliegenden gesetzlichen Vorschriften liegt allein beim Agenturinhaber. Er entscheidet deshalb in eigener Verantwortung wie er mit den Themen umgeht. Das war´s aber schon mit dem Gemeinsamkeiten.

Das Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb untersagt die Kundenansprache auf elektronischem Weg (Mail, Telefon, Fax) ohne dessen Einverständnis. Keine Einwilligung ist notwendig, wenn wir unsere Kunden zur Abwicklung bestehender Verträge anrufen. Nun bieten die meisten Versicherer vorformulierte Einwilligungserklärungen an, die oft so oder ähnlich formuliert sind:

„Ich bin damit einverstanden, dass mich mein mich betreuender Vermittler der xy Versicherung und der Versicherer selbst zu werblichen Zwecken per Mail / Telefon kontaktieren darf“.

Diese standardisierten Formulierungen bieten für einen Versicherungskonzern den Vorteil einheitlicher Speicherung und Nutzung. Serviceeinheiten des Versicherers ermöglichen diese Formulierungen den direkten Zugang zum Kunden. Der Vermittler sollte sich aber auch der möglichen Nachteile bewusst sein. Jede hinterlegte Werbeeinwilligung gilt auch für Kollegen, die Verträge beim gleichen Kunden haben und für den Versicherer, der am Vertreter vorbei den direkten Zugang zum Kunden sucht. Schließlich verlieren diese Einwilligungen die Gültigkeit für den Vermittler, wenn er sich vom Versicherer trennt. Die Einwilligung geht in diesem Fall auf seinen dortigen Nachfolger über. Wer also als Vermittler seine eigenen Erklärungen nutzt, kann sich zwar nicht mehr der zentralen Einheiten seines Versicherers bedienen, schottet seine Kunden aber gegen die Ansprache von anderen Konzernmitarbeitern oder Vertreter auch über sein Ausscheiden hinaus ab.

Vor dem Hintergrund der rasant zunehmenden Digitalisierung des Marktes muss jeder Kollege selbst bewerten ob die Zusammenarbeit mit seinem Versicherer in Sachen Marketing langfristig Vorteile und mehr Geschäft bringt, oder ob kürzere Wege zwischen Versicherer und Kunden ein Risiko für unseren Berufstand darstellen. Die Kollegen, die den Vorteil der Werbeeinwilligung für sich behalten und nicht weitergeben wollen, finden im internen Bereich unserer Homepage ein Muster für eine auf die Agentur zugeschnittene Werbeeinwilligung.

Vorweg, die hitzige Diskussion um DSGVO suggeriert eine deutliche Verschärfung der Spielregeln in Sachen Datenspeicherung. Was sich wirklich verschärft hat sind die Bußgeldandrohungen. Unverändert gilt, für die Abwicklung einer normalen Sachversicherung ist die Einwilligung zur Datenspeicherung nicht notwendig. Erst wenn wir Daten über den Geschäftszweck hinaus erheben, oder wenn es um die Speicherung von Gesundheitsdaten geht, muss eine Zustimmung eingeholt werden. Das war aber auch vor DSGVO so. Auch hier stellt sich die Frage: Muss ich die Formulare meines Vertragspartners benutzen oder macht es Sinn meine eigenen Erklärungen zu verwenden? Welche Erklärung ist rechtssicher?

Nachdem Sie als Vertreter im Sinne der DSGVO der Verantwortliche in Sachen Datenschutz sind, entscheiden auch Sie welche Erklärungen Sie verwenden. Rechtssicher ist die Erklärung, die die Gegebenheiten Ihrer Agentur berücksichtigt. Ein Standardformular kann also immer nur relative Rechtssicherheit bieten. Formularvorschläge vom Versicherer haben oft die gleiche Einschränkung wie Werbeeinwilligungen. Sie gelten nur so lange Sie für diesen Versicherer tätig sind. Meist berücksichtigen Sie auch nicht die Datenweitergabe an externe Dienstleister mit denen Sie zusammenarbeiten. Wir haben für Sie deshalb einen Entwurf bereitgestellt, der die üblichen Tätigkeiten eines Vermittlerbetriebes berücksichtigt und bei Bedarf auch angepasst werden kann. Diese Erklärung kann dem Kunden gleichzeitig als Erstinformation in Sachen Datenschutz ausgehändigt werden.

Einen Sonderfall stellt die Aufnahme von Gesundheitsdaten bei der Antragsstellung dar. Der Vorgang der Antragsstellung dient der Vorbereitung eines Vertragsverhältnisses zwischen Kunde und Versicherer. Der Vermittler ist in diesem Fall nicht Vertragspartner des Kunden, sondern Erfüllungsgehilfe des Versicherers. Für die Erhebung von Gesundheitsdaten im Antragsprozess braucht also auch der Versicherer eine Einwilligungserklärung. Auch diesem Umstand trägt die ISV-Vorlage Rechnung.

Achtung, ein Thema wird leider von den Kollegen noch deutlich unterschätzt. Zwar hat die DSGVO bei der zulässigen Datenspeicherung wenig geändert, die Anforderungen an die Betriebe haben sich dennoch erheblich verschärft. Bitte versäumen Sie nicht Ihr Datenschutzkonzept, das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten anzufertigen und die Unterweisung der Mitarbeiter durchzuführen sowie zu dokumentieren. Auch hier hilft Ihnen die ISV. Sie finden bei den Agentur-Downloads die passenden Vorlagen. In unserer Webinar-Reihe bieten wir laufend Unterweisungen zum Datenschutz und zum Geldwäschegesetz, die auch als Weiterbildung zählen.